会议流程模板,一个完整的会议流程

周例会,一件非常简单又非常难做到的事情。很多公司的周例会开得确实不怎么样,怎么开的都有。高效率周例会,要借鉴早会的形,夕会的势,重新定位,做出创新。

会议流程模板 一个完整的会议流程会议流程模板 一个完整的会议流程

一、怎么开好周例会呢?

要知道如何开好会,我们已经有一句口号:会而议、 议必决、决必行、行必果

但除了口号,还需要一个可操作性强的套路,今天我们就讲这个套路,其实记住一个英语单词就够了,PATIO,这个英语单词的中文意思是“庭院”。我们可以想象,开会在庭院里开,就更容易记住。这个英文单词的每一个首字母代表会议的一个原则。

  • 目的(Purpose)
  • 议程(Agenda)
  • 时间(Timed)
  • 信息(Information)
  • 结果(Outcomes)

1. 会议的目的(Purpose)

会议一定要有目的,而且这个目的应该具体。有没有想过,周例会的目的是什么?通过跟进、细化、发现问题,改进,推进月度、年度目标的实现。总之,目的应该非常明确,不是为了开会而开会,是为了达成目标解决实际问题。

2. 议程(Agenda)

会议都有一个议程,例会的议程相对固定,可以提高效率。可以来个三段论:

  • 上周行动计划目标的完成情况;
  • 过程中好的方面及存在的问题,需要改进的地方;
  • 新的行动计划和目标、责任人。

会议流程模板 一个完整的会议流程会议流程模板 一个完整的会议流程

3. 时间(Timed)

周例会时间相对也固定下来,比如在星期几的某一个时间段,控制在1个小时基本就可以了,超过1.5个小时的会议多数在浪费时间。如果觉得会议内容太多,1个小时时间不够,怎么办?那就精减会议内容,直到控制在1小时之内。这样最后才能

4. 信息(Information)

其实就是会议的内容。会议内容应强化目标导向性,聚焦在上周的行动计划和目标上和新一周的行动计划上。我能够听到很多人在读自己的流水账,把日常工作都说了出来,这大大地浪费了时间。

5. 结果(Outcomes)

会议要有结果,并不仅仅指会议纪要,而是指会议上制定的行动计划如何落实:

  • 目标和评价标准是什么?
  • 责任人是谁?
  • 完成日期是何时?
  • 资源保障是什么?
  • 谁来检查?
  • 怎样追究没有落实的事和人?

总之一切是为了落地,否则会议的结果就是零。发现问题,只是为下一步的改进提供基础。

五条原则,不仅体现了会而议、 议必决、决必行、行必果,更蕴含着PDCA的管理过程,如果做到了闭环,就会使各项工作不断得到改进和提升。

会议流程模板 一个完整的会议流程会议流程模板 一个完整的会议流程

二、周例会具体流程:

1、组织:周例会由各部门自行组织,公司行政部负责监督与指导

2、前期准备:在周例会之前,部门内员工要对自己上一周的工作先行总结,对于结果与计划偏离较大的事项,要寻找到根源,并制定改善行动点;部门主管要对本部门上一周的工作进行总结,并对计划的执行情况进行总结,对于需要改进的事项制定改善行动点

3、宣布开始:会议召集人准时宣布会议开始

4、员工总结:首先是部门内部员工对自己上周的工作进行总结,对于工作结果与工作计划偏离较大的事项,将接受部门主管的质询,确定改善行动点

5、部门总结:部门主管对本部门上周的工作进行回顾,对没有完成目标的事项进行分析,找出原因,制定改善行动点,并形成本部门周度总结报告

会议流程模板 一个完整的会议流程会议流程模板 一个完整的会议流程

6、计划:在周例会上,部门主管与部门内成员一起制定本周部门工作计划和个人工作计划,确定工作要点和完成期限,并填在周度计划表内

7、会议总结:会议结束前,会议召集人对本次会议过程进行回顾,并对形成的决议和行动点进行总结

8、整理纪要:每次会议,必须进行详细地记录,会后要整理出会议纪要,部门例会会议纪要要交行政部门存档

9、落实:对于会议中形成的决议和行动点,由各部门负责组织实施,追踪和检核,以保证会议结果能够得到很好的贯彻。

知道如何开会,对许多规范管理的企业都不是什么事儿。但做好很难,一般会存在大量因会开得不好浪费人力和时间的现象。8个人的会议,本来1个小时就能解决问题,结果延长到了2个小时,这就整整浪费了一个人一天的工作量。

如果会议的内容并没有解决什么问题,或者会议的内容没有落实,浪费的就更多。如果一个部门共有10个人,他们的周例会能够控制在1个小时之内,仅这一项工作,就能节约出20个小时,相当于节约出0.5个人手出来。

会议流程模板 一个完整的会议流程会议流程模板 一个完整的会议流程

好领导,要会开会,还要有一套系统完善的管理体系,用于管理实践。借此,推荐一款个人成长课,涵盖“管理、运营、 营销、激励、领导力、团队、战略、商业、业绩、文案”等,实用落地。

网络推广经验,欢迎分享:广州SEO,网络推广 » 会议流程模板,一个完整的会议流程

赞 (0) 打赏

觉得文章有用就打赏一下文章作者

支付宝扫一扫打赏

微信扫一扫打赏